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Samstag, 18. Januar 2020

Sinnvolles Outsourcing der Finanzbuchhaltung und Lohnbuchhaltung

Nachdem wir zuletzt über verschiedene Payment Anbieter & Prozesse berichtet haben wollen wir einen Blick auf das Outsourcing weniger wertschöpfender Tätigkeiten an externe Dienstleister, wie Finanzbuchhaltung und Lohnbuchhaltung werfen. Immer mehr Firmen nehmen seit längerem auch das Rechnungswesen unter die Lupe, um Möglichkeiten zur Kostensenkung zu prüfen.

Haufe zu Outsourcing Studien

Haufe.de nennt als Gründe für die Motivation:

Kosteneinsparungen durch Outsourcing stehen mit 52 % der Nennungen an erster Stelle. Dies ist ein Anstieg um 3 % im Vergleich zum Vorjahr. Zweite Priorität genießt Kostentransparenz, weil mit dem externen Dienstleister alle Preise verhandelt werden können. Rund ein Drittel der Unternehmen teilt diese Meinung.

Bei der Umsetzung der Kosteneinsparungen zeigen sich die Firmen recht optimistisch. 61 % von ihnen rechnet mit sehr hohen Einsparpotenzialen von 20 % bis über 50 %. Am zuversichtlichsten zeigen sich Banken und Energie- und Wasserversorgungsunternehmen. Der Handel ist hingegen recht kritisch in Bezug auf die prognostizierten Einsparpotenziale durch Outsourcing.

Während beim Outsourcing von anderen Unternehmensbereichen oft die Suche nach der Kostensenkung von Lohnkosten im Vordergrund steht, ist besonders bei der Buchhaltung auf das Fachwissen des zukünftigen Partners zu achten.

Die Haufe Online Redaktion schreibt weiter:

In den nächsten […] Jahren stehen für zahlreiche Unternehmen einige Geschäftsprozesse auf dem Prüfstand. Mit abnehmender Priorität sind folgende Bereiche betroffen:

Facility Management mit 95 %
Sicherheitsdienste mit 86 %
Telekommunikation mit 73 %
Logistik mit 66 %
IT mit 50 %
Personal- und Rechnungswesen mit 40 %

Überraschend mögen die hohen Nennungen bei der Auslagerung von Rechnungswesen und Personalwesen sein. Diese standen in den letzten Jahren eher weniger im Vordergrund. Dabei gehören nach Meinung zahlreicher Unternehmen in diesem Bereich nicht alle Tätigkeiten zu den Kernkompetenzen und lassen sich gut standardisieren.

Als Grundlagen für die genannten Aussagen dienten zwei Studien:

Die Publikation „Erfolgsmodelle im Outsourcing 2011“ stammt von der Unternehmensberatung Steria Mummert Consulting in Zusammenarbeit mit dem IMWF Institut für Management- und Wirtschaftsforschung. 207 Entscheider aus verschiedenen Branchen wurden im September 2011 befragt.

Die Ergebnisse zum Outsourcing des Personal- und Rechnungswesens stammen von dem Beratungsunternehmen Kerkhoff Consulting in Zusammenarbeit mit der Unternehmensgruppe buw und dem Kerkhoff Competence Center of Supply Chain Management an der Universität St. Gallen. 150 Unternehmen beteiligten sich an der Umfrage.

Warum es wirtschaftlich ist, den Buchführungsservice auszulagern

Der Buchführungsservice Kasyco, aus Heilbad Heiligenstadt, argumentiert:

Ein externer Buchführungsservice ermöglicht eine effektive Planung der eigenen Kapazitäten. Sie müssen nicht einen Mitarbeiter dauerhaft beschäftigen, sparen Lohnkosten und Sozialabgaben sowie Kosten für krankheits- und urlaubsbedingte Ausfälle. Außerdem brauchen Sie nicht in Buchführungsprogramme sowie deren laufende Updates investieren.

Die Steuergesetze ändern sich fortlaufend und hier am Ball zu bleiben, erfordert einen hohen Mitarbeiter- und Zeitaufwand. Durch die Hilfe von einem professionellen Buchführungsservice konzentrieren Sie sich in Ihrer Arbeitszeit auf Ihre Kernkompetenzen. Sie ersparen sich den Mehraufwand in der Verwaltung und können interne Vorgänge rationalisieren.

7 (bis 8) Punkte für die richtige Auswahl des Buchhalters

Als Betreiber eines Versandhandels stand ich selbst einmal vor der Frage, wie der richtige Buchhalter zu wählen ist. Hier eine kleine Checkliste:

  1. Erreichbarkeit
    Trotz aller Digitalisierung und papierlosen Buchhaltungsmöglichkeiten, gerade im eCommerce, kann es immer wieder vonnöten sein, sich persönlich zu treffen oder ein schnelles Telefonat führen zu müssen. Ich habe mich damals dazu entschieden die Finanzbuchhaltung so zu vergeben, dass ein Treffen mit dem Unternehmen jederzeit möglich war.
  2. Verständlichkeit / Klarheit
    Gerade die deutsche Steuergesetzgebung ist desöfteren erkärungsbedürftig. Kann der Buchhalter auch komplizierte Sachverhalte einfach und verständlich formulieren? Oder verlieren Sie im Dschungel des fach-chinesisch den Überblick?
  3. Betriebswirtschaftliche und steuerliche Beratung
    Eine sinnvolle Finanz- und Lohnbuchhaltung sollte in eine Wirtschaftsberatung  und Steuerberatung münden. Bekommen Sie Hinweise, an welchen Punkten Sie etwas verändern könnten? Gibt es Verbesserungsvorschläge für bestimmte Bereiche? Werden Sie auf Fehler und mögliche Risiken aufmerksam gemacht?
  4. Zuverlässigkeit
    Zuverlässigkeit ist eine unabdingbare Voraussetzung für einen guten Buchhalter. Einerseits muss er mit den Daten seiner Mandanten zuverlässig umgehen, andererseits dem Finanzamt gegenüber Zuverlässigkeit zeigen. Hält er die nötigen Fristen ein und reicht alle Unterlagen so ein, dass keine Beanstandungen oder Rückfragen kommen? Ist er steuerrechtlich jederzeit auf dem neuesten Stand und kann Sie umfassend betreuen?
  5. Vertrauen
    Die Finanzbuchhaltung ist das Rückgrat der betrieblichen und wirtschaftlichen Planung. Dementsprechend muss ein ausgeprägtes Vertrauensverhältnis vorhanden sein. Gerade in der Geschäftsleitung muss man sich auf die Richtigkeit der Daten absolut verlassen. Dies geht weit über das reine Zahlenwerk hinaus, bis hinein in die zwischenmenschliche „Chemie“. Fühlen Sie sich gut aufgehoben?
  6. Transparenz
    Eine transparente Bearbeitung und Verbuchung der Geschäftsvorfälle versteht sich von selbst. Hier geht es jedoch auch um die Abrechnung mit Ihnen als Auftraggeber. Können Sie die einzelnen Rechnungsposten nachvollziehen? Ist sofort klar, wofür die zu zahlende Leistung erbracht wurde? Weist der Dienstleister selbst die Transparenz auf, die er auch von Ihnen verlangt?
  7. Fachkenntnis Ihrer Branche
    eCommerce, Multi-Channel-Commerce oder Mobile Commerce weisen buchhalterische Besonderheiten, im Hinblick auf Leistungserbringung, Leistungszeiträume und Geschäftspartner auf, die der Anbieter kennen muss. Lassen Sie sich Referenzen nennen, die aus der selben Branche kommen. Hat der Buchhalter bereits Erfahrung mit dem Versandhandel oder mit Abo Commerce?
  8. Kosten
    Natürlich muss auch über die Kosten geredet werden. Vergleichen Sie Angebote. Sprechen Sie mit Anbietern, die verschiedene Softwaresysteme nutzen. Häufig arbeiten Buchhalter, die mit DATEV oder DATAC arbeiten zu ähnlichen Preisen. Lassen Sie sich auch die Posten einzeln aufschlüsseln: Was kostet die reine Finanzbuchhaltung, was die Lohnbuchhaltung, welche Kosten fallen für den Steuerberater und den Jahresabschluss an?

Ganz egal, wie Sie sich entscheiden – eines kann Ihnen der Dienstleister nicht abnehmen – die Daten für das Rechnungswesen müssen innerbetrieblich sauber und konsistent generiert und verwaltet werden.

Gerne können Sie uns Ihre Erfahrung in den Kommentaren hinterlassen!

Letzte Änderung: 06:13:29 – 2016-09-01

Stefan Hoffmeister
Stefan Hoffmeisterhttps://geistreich78.info
Stefan Hoffmeister arbeitet in den Bereichen Marketing und Fund Raising für Hour of Power, mit Bobby Schuller. Er ist Fachwirt im Sozial- und Gesundheitswesen (IHK) und Social Media Manager (ILS). Seit Herbst 2012 bloggt er hier auf geistreich78.info.

1 Kommentar

  1. Hallo,
    ich bin ein Kleinunternehmer und habe den Weg in die Selbstständigkeit schon vor einiger Zeit gewagt. Ich kann nur sagen, dass ich schwieriger Mitarbeiter einstellen könnte, wenn ich nicht die Payrolling Angebote von einem Personalbüro annehmen würde. Das Outsourcing Personal Prinzip wird zwar häufig von Bekannten kritisiert, aber ich stehe dazu. Gerade wenn ich Freelancer suche, oder anderweitig Personaloutsourcing betreibe, habe ich keine Zeit und Lust mich mit der Einstellung zu beschäftigen. Da spar ich viel Zeit, auch wenn es evtl. teurer wird.
    Liebe Grüsse

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